De Ondernemers Academie

Financiële rust door het werken met de potjes methode

Money Mindset

Money Mindset

Als ondernemer wil je bezig zijn met ondernemen! En je niet druk hoeven maken over je hoe je er financieel voor staat. Boekhouden, de administratie doen & de belastingen zijn vaak niet je grootste hobby. Ze kunnen zelfs voor behoorlijk wat stress zorgen. Dit is niet nodig, want door het creëren van inzicht op je zakelijke rekening kun je precies zien hoe je ervoor staat met je bedrijf. Dit geeft je rust in je financiën en hierdoor maak je betere keuzes. In dit artikel leg ik je uit hoe je dit inzicht creëert. En je straks met een blik op je bankrekening ziet hoeveel van dit bedrag échte winst is. 

Financiële achtergrond

Dit inzicht op je zakelijke rekening creëer je door te werken met verschillende spaarrekeningen op je zakelijke rekening. Iets wat heel vaak ‘het werken met potjes’ genoemd wordt. Een variant op deze methode, Profit First, is de laatste jaren flink bekend geworden. Maar deze manier van werken is al veel ouder is. En waar ik voordat ik ondernemer werd, als regiomanager bij SNS bank, al heel veel mee heb gewerkt.

Waarom werken met potjes?

Wat maakt nou dat het werken met potjes zo handig is en door zoveel ondernemers wordt gedaan? Het idee achter het werken met potjes is, dat je direct nadat je een factuur uitbetaald krijgt een vast percentage stort in een potje. Dat geeft de volgende voordelen: 

  • Je weet altijd exact hoe je er financieel voor staat;
  • Je ziet met een oogopslag hoeveel van het geld op je rekening pure winst voor jou is;
  • Het zorgt ervoor dat je doelgericht kunt sturen in je bedrijf;
  • Het geeft structuur in je boekhouding;
  • Het maakt je bewust van je inkomsten, uitgaven en reserveringen;
  • Je weet dat je genoeg geld apart zet voor de Belastingdienst. Nooit meer zorgen dus voor die blauwe envelop!

Met welke potjes moet ik werken?

Het is goed om na te denken met welke potjes je gaat werken. Sommige ondernemers werken met zes potjes, andere met acht en een anders wellicht maar met 2. Een sportschool zal een potje hebben voor de aanschaf van (toekomstige) materialen. Terwijl een ondernemer met een winkel een potje heeft voor personeelskosten en de huur. 

Zelf werk ik met de volgende potjes:

  • Te betalen belastingen (de inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage ZVW)
  • BTW
  • Zakelijke lasten
  • Mijn ‘Loon’
  • Winst 2022
  • Personeelskosten
  • AO & Pensioen
  • Winst 2021

Je zult je misschien afvragen waarom heb je een pot winst 2021; hier komt toch niets meer in? Dat klopt. Hierin zit nog een deel van mijn winst over 2021 die ik niet naar mijn privérekening heb overgemaakt/naar mezelf heb uitgekeerd. Dit is fiscaal voordeliger want het telt niet mee als spaargeld in box 3 waardoor je minder belasting hoeft te betalen indien je boven de vermogensrendementsdrempel zit. (Let er uiteraard wel op dat dit bedrag te verantwoorden is.) Ik kies ervoor om dit bedrag te reserveren voor extra investeringen die ik ga doen, opleidingen die ik ga volgen of voor als ik eventueel inkomen mis door ziekte.

Met een zakelijke rekening van KNAB* (geen spon, gewoon fan) kun je gratis zoveel spaarrekeningen openen als je zelf wilt. Dat is enorm handig, want hierdoor kun je voor elk doel een spaarrekening openen en deze ook de naam geven die bij het potje hoort. Daarnaast hebben zij een optie om automatisch je BTW % apart te zetten bij elke binnenkomende betaalde factuur.

Zelf heb ik alle potjes die niet tot mijn winst & inkomen behoren in de app op verborgen gezet. Hierdoor zie ik als totaal saldo écht alleen mijn NETTO winst. 

Hoe de potjes te vullen?

Bij Profit First adviseren ze om voor elk potje een bepaald vast percentage te hanteren. Maar die vaste percentages kunnen wellicht niet passen bij je inkomsten en uitgaven. Zelf kies ik er daarom voor om exact door te rekenen welke percentages en bedragen ik apart moet zetten voor mijn bedrijf. Dus welk deel van elke factuur die ik verstuurd heb, gaat naar welk potje/spaarrekening. Dit alles gebaseerd op mijn omzet , kosten en financiële doelen. Iets wat ik jou ook kan leren in de Workshop Ondernemen & Geld .

Rekenen en cijfertjes

Ik leg je hier in het kort graag uit hoe je dit kunt berekenen. Globaal gezien doe je dit door het zetten van de stappen: 

  1. Bereken hoeveel je privé netto maandelijks precies nodig hebt om van te leven of wilt uitkeren aan jezelf. (Voor het potje loon)
  2. Doe dit bedrag x 1; aan het einde van het boekjaar heb je dan dit bedrag aan nettowinst nodig.
  3. Reken dit terug naar bruto bedragen: dit verschilt per bedrijf. (Hoe je dit berekent leer je ook in de Workshop Ondernemer & Geld).
  4. Maak een berekening van je daadwerkelijke zakelijke lasten, bekijk dit eerst jaarlijks en reken dit dan terug naar een maandbedrag. (Dit voor het potje zakelijke kosten)
  5. Bekijk welke potjes je verder wilt hebben, bijvoorbeeld voor personeel, kantoorhuur, investeringen en/of marketing, en bereken de bedragen hiervoor door. 
  6. Op basis van je geprognotiseerde omzet en je kosten kun je ook je te betalen inkomstenbelasting berekenen. (Voor je potje belastingen)
  7. Maak je potjes concreet, door hiervoor spaarrekeningen te openen.

Aan de slag

Hoe werkt dit voor mij in de praktijk?

Zelf heb ik wekelijks een financieel moment. Dan kijk ik wat er in totaal binnen is gekomen aan betaalde facturen van klanten. Dit totaalbedrag verdeel ik over de door mij geformuleerde potten/spaarrekeningen. 

Voor de BTW-aangifte zet ik de gehele 21% apart. Nadat ik de kwartaalaangifte gedaan en betaald heb, boek ik de voorbelasting over naar mijn WINST-potje. Dan voelt de aangifte meteen wat minder erg, want ik zie het bedrag in mijn winst potje groeien!

Na het apart zetten van mijn percentages voor de inkomstenbelasting en de BTW, vul ik als eerste mijn zakelijke lasten pot aan totdat het maandelijks benodigde bedrag bereikt is. Met de overige inkomsten vul ik mijn loonpot, personeelspot en mijn AO & Pensioen pot. Alles wat overblijft, gaat rechtstreeks naar de winst pot. Door dit te doen, heb je duidelijk inzicht vanaf wanneer je in de maand winst draait (waarbij ik dan loon niet als winst zie, wat het natuurlijk officieel wel is als eenmanszaak). 

Ter voorbeeld: stel dat dat je op de 16e van de maand bedragen gaat overmaken naar de pot winst, dat je weet dat je voor de andere potten genoeg geld apart hebt gezet. Dat geeft enerzijds een gerust gevoel, en tevens is het leuk om te weten dat alle inkomsten die in die maand nog volgen pure winst zijn!

Dus ...

Door deze werkwijze te hanteren weet je precies hoe je ervoor staat met één blik op je zakelijke rekening. Geen gestress voor toekomstige kosten of de belastingen, want je weet dat je hiervoor geld apart hebt gezet. Blok minimaal maandelijks een tijdstip waarop je dit uitvoert, zodat je de rest van de tijd kunt besteden aan doen wat je echt leuk vindt en waarom je ondernemer bent geworden! Het kan natuurlijk ook dat je erachter komt dat je achterloopt ten opzichte van je doelen, dan is dat een teken om te kijken hoe je daar wat aan kunt veranderen.

Wil je meer lezen over hoe je een omzetdoel berekent voor jouw bedrijf? Dat lees je hier!

Wil jij nu ook aan de slag met potjes en een relaxte money mindset krijgen?!

In mijn live online workshops Ondernemer & Geld leer je precies hoe.  Want alles in Nederland wordt duurder en 2023 komt er alweer aan! Hét moment om te zorgen dat je vanaf nu precies weet hoe je het juiste winstdoel bepaalt, of je prijzen kloppend zijn, dat je weet wat je minimaal moet verdienen en dat je ook echt weet hoe je een actieplanning maakt op basis van jouw doelen!

Lees hier alle informatie over de workshop!

Wil jij voortaan onze nieuwste artikelen & e-books voor ondernemers automatisch ontvangen? 

Meld je dan aan voor de Ondernemers Inspiratie mail (maximaal 1 x per maand, wij houden niet van spam).

Leer verder …

Of bekijk het aanbod van De Ondernemersacademie