De Ondernemers Academie

Money Mindset

De potjes methode

Money Mindset

Als ondernemer wil je bezig zijn met…ondernemen! En je wilt je niet druk hoeven maken over je financiele situatie. Boekhouden en de bijbehorende administratie zijn vaak niet de hobby van de ondernemer. En het kan zelfs voor behoorlijk wat stress zorgen; en dat is eigenlijk niet nodig. Want door het werken met potjes op je zakelijke rekening weet jij precies hoe je ervoor staat met je bedrijf. Het geeft je rust in je financiën en je maakt betere keuzes. 

Financiële achtergrond

Het klinkt misschien heel simpel, maar het werkt echt: het werken met potjes. Deze methode is de laatste jaren dankzij Profit First* meer bekend geworden. Maar zelf werk ik al jaren met een methode waar Profit First flink op lijkt. 

Voordat ik ondernemer werd, heb ik jarenlang bij SNS-bank gewerkt. Hier heb ik de opleiding tot financieel planner gevolgd. En heb ik in de rol van regiomanager vele ondernemers begeleid met betrekking tot onder andere hun financiële situatie. Je kunt dus wel zeggen dat ik een volle rugzak meesjouw met financiële kennis! 

Vanuit mijn eigen bedrijven begeleid ik dagelijks heel veel ondernemers. Een van de diensten die ik daarbij aanbied, is ondernemerscoaching. Waarbij we uiteraard kijken naar de financiële situatie en de financiële doelen. En ook met hen bespreek ik dan de methode van het werken met potjes: het is eenvoudig en werkt perfect!

Waarom werken met potjes?

Maar waarom is het werken met potjes nou zo handig en momenteel zo populair? Het hele idee achter het werken met potjes is, dat je direct nadat je een factuur uitbetaald krijgt een vast percentage wegstort naar een potje. En dat heeft vele voordelen: 

  • Het is super voor je money mindset; lees het geeft rust;
  • Je weet altijd exact hoe je geldzaken ervoor staan;
  • Het zorgt ervoor dat je doelgericht kunt sturen in je bedrijf;
  • Jij bent in control over je saldo, het laat je niet meer verrassen; 
  • Het geeft je structuur in je boekhouding;
  • Het maakt je bewust van je inkomsten, uitgaven en reserveringen;
  • Je weet dat je genoeg apart zet, dus hierdoor hoef je je geen zorgen te maken als er een hoge factuur of er een brief van de Belastingdienst binnenkomt.

Welke potjes?

Het is belangrijk om een goede keuze te maken voor je verschillende potjes. Op die manier houd je een goed overzicht van je financiële situatie. Dit betekent dat sommige ondernemers misschien werken met zes potjes en andere weer met acht. En ook het soort potjes zal verschillen. Een bootcampbedrijf zal een potje hebben voor de aanschaf van (toekomstige) materialen zoals kettlebells en andere gewichten. Terwijl een ondernemer met een winkel waarschijnlijk een potje heeft voor personeelskosten en de huur. 

Zelf werk ik met de volgende potjes:

  • Te betalen belasting 
  • BTW
  • Zakelijke lasten
  • Loon
  • Personeelskosten
  • AO & Pensioen
  • Winst 2021
  • Winst 2022

Met een zakelijke rekening bij KNAB* kun je zoveel spaarrekeningen openen als je zelf wilt. En dat is superhandig, want zo kun je voor elk potje een spaarrekening openen en deze ook de naam geven die bij het potje hoort. 

Je zult je misschien afvragen waarom heb je een pot winst 2021; hier komt toch niets meer in? Dat klopt inderdaad. Hierin zit nog een deel van mijn winst over 2021 die ik niet naar mijn privé heb overgemaakt/naar mezelf heb uitgekeerd. Dit is fiscaal voordeliger en deze reserveer ik voor extra investeringen/opleidingen/ziekte e.d.

Hoe de potjes te vullen?

Bij Profit First* adviseren ze om voor elk potje een bepaald vast percentage te hanteren. Maar die vaste percentages kunnen wellicht niet passen bij je inkomsten en uitgaven. Zelf kies ik ervoor om exact door te rekenen welke percentages en bedragen je apart moet zetten voor jouw bedrijf. Dus welk deel van elke factuur die je verstuurd, gaat naar welk potje/spaarrekening. De basis is uiteraard jouw omzet en kosten: hoeveel zakelijke kosten heb je, hoeveel nettoloon wil je naar jezelf overmaken etc. 

Rekenen en cijfertjes

Je begint met rekenen: globaal zijn dit de stappen die je moet zetten: 

  1. Bereken hoeveel je privé netto precies nodig hebt om van te leven of wilt uitkeren aan jezelf. (Voor het potje loon)
  2. Dus hoeveel moet je aan het einde van het boekjaar aan nettowinst hebben verdiend?
  3. Reken dit terug naar bruto bedragen: dit verschilt per bedrijf. 
  4. Maak een berekening van je daadwerkelijke zakelijke lasten, bekijk dit eerst jaarlijks en reken dit dan terug naar een maand bedrag. (Dit voor het potje zakelijke kosten)
  5. Bekijk welke potjes je verder wilt hebben, bijvoorbeeld voor personeel, kantoorhuur, investeringen en/of marketing, en bereken de bedragen hiervoor door. 
  6. Op basis van je geprognotiseerde omzet en je kosten kun je ook je te betalen inkomstenbelasting berekenen. (Voor je potje belastingen)
  7. Maak je potjes concreet, door hiervoor spaarrekeningen te openen.

Aan de slag

Hoe werkt dit voor mij in de praktijk?

Ik heb wekelijks een financieel moment. Dan kijk ik wat er in totaal binnen is gekomen aan betaalde facturen van klanten. Dit totaal bedrag verdeel ik over de door mij geformuleerde potten/spaarrekeningen. 

Voor de BTW-aangifte zet de gehele 21% apart. Nadat ik de kwartaal aangifte gedaan en betaald heb, boek ik de voorbelasting over naar mijn WINST-potje. Dan voelt de aangifte meteen wat minder erg. 

Na het apart zetten mijn percentages voor de inkomstenbelasting en de BTW, vul ik als eerste mijn zakelijke lasten pot aan tot het maandelijks benodigde bedrag bereikt is. Met de overige inkomsten vul ik mijn loonpoot, personeelspot & AO en Pensioen pot. Alles wat overblijft, gaat rechtstreeks naar de winst pot. Door dit te doen, heb je duidelijk inzicht vanaf wanneer je in de maand winst draait (waarbij ik dan loon niet als winst zie, wat het natuurlijk officieel wel is als eenmanszaak). 

Dat betekent dat als je op de 16e van de maand bedragen gaat overmaken naar de pot winst, dat je weet dat je voor de andere potten genoeg geld apart hebt gezet. Dat geeft enerzijds een gerust gevoel, en tevens is het leuk om te weten dat alle inkomsten die in die maand nog volgen winst zijn!

Zelf check ik elke maand op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten en de ontvangen inkomsten het percentage van de inkomstenbelasting. Een extra controle of ik daadwerkelijk genoeg apart heb gezet of dat ik eventueel het percentage voor deze pot voor het komende kwartaal moet aanpassen. 

Dus ...

Door deze werkwijze te hanteren weet je precies hoe je ervoor staat met één blik op je zakelijke rekening en je gekoppelde spaarrekeningen. Geen gestress voor kosten of de belastingen, want je weet dat je hiervoor geld apart hebt gezet. Blok elke week een tijdstip waarop je dit uitvoert, zodat je de rest van de tijd kunt besteden aan wat je echt leuk vindt! Of je komt er helaas achter dat je achter loopt op je doelen, dan is dat een teken om te kijken hoe je daar wat aan kunt veranderen.

Wil je meer lezen over hoe je een omzetdoel berekent voor jouw bedrijf? Dat lees je hier!

Leer verder …

Wil jij op de hoogte worden gehouden van nieuwe blogs?
Meld je hier aan voor de nieuwsbrief.